想當「金秘書」只需美貌? 秘書必備技能報你知!

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二年前因為韓劇《金秘書為何那樣》爆紅,許多女生也幻想自己能成為年輕貌美的秘書,並且與英俊多金的老闆來上一段浪漫的邂逅。

今天共煮生活實驗室的直播,就邀請到了在Google擔任硬體事業部行政策略夥伴的張先韻,來聊聊她經歷的數年秘書生涯,雖然在她身上沒有發上韓劇般的浪漫邂逅,但她以擔任秘書數年經驗的過來人角度,向大家分享要成為一位稱職的秘書,究竟該具備什麼樣的能力以及人格特質。

張先韻畢業於輔仁大學廣告系,隨後又花了三年的時間在美國取得兩個碩士學位。回國後擔任過業務、傳產秘書等等,中間換過五次工作,直至現在到了知名外商Google公司擔任硬體事業部行政策略夥伴,工作內容則像是一個高階的秘書。

一般人可能認為,秘書的工作內容就是處理「老闆的雜事」,不需要什麼專業技能,長得漂亮討老闆喜歡就行。張先韻外貌的確相當出眾,小編認為還她還有神似藝人曾之喬的明星臉。但她能成功進入大名鼎鼎的Google,絕非單靠一個美貌,更多的是憑藉不為人所知的努力以及經驗的積累。

傳產秘書 vs 外商秘書

張先韻曾經擔任過傳統產業的老闆秘書。「傳產的秘書真的比較像是打雜,你要有一個服侍皇上的心態。」老闆可能只會交付你一些芝麻蒜皮的小事,如果是真的想進傳產當秘書的人,需要將這一點考慮清楚,必須具備更多的耐心與容忍度。

而如今張先韻轉職入了Google,就不單單只是個處理雜事的職位,同時負責許多專案活動的規劃與進行,而老闆也給予她很大的空間去發揮自己的能力。雖然進入這行的門檻更高,但獲得的是更多的學習機會,在公事上與老闆也能以較理性、平等的方式溝通。

而如今張先韻轉職入了Google,就不單單只是個處理雜事的職位,同時負責許多專案活動的規劃與進行,而老闆也給予她很大的空間去發揮自己的能力。雖然進入這行的門檻更高,但獲得的是更多的學習機會,在公事上與老闆也能以較理性、平等的方式溝通。

秘書需要什麼樣的人格特質?

🔸 細心最重要

老闆之所以需要一個祕書,是因為老闆有太多更重要的「大事」需要煩惱,所以需要一個人幫他處理其他的「小事」。這些小事可能有許多繁瑣的細節,身為一個秘書心思一定得足夠細膩,老闆還沒想到的事情,你也得要提前先替他設想。

張先韻提到他剛開始做秘書的時候,常用自己學生時代的態度去處理事情,所以常犯像是文件打錯字、字型沒有對齊等錯誤。「老闆很神奇,總是能抓到我那些小錯誤。」所以想當秘書的人,絕不能粗心大意、缺乏耐心,你才該是幫老闆抓錯的那個人。

🔸 善解人意,假裝的也行

「除了工作能力外,老闆喜不喜歡你這個人也很重要。」身為秘書,你將與老闆有最密切的接觸,所以你必須時時地體諒老闆、試圖理解老闆的需求與想法。但工作本來就像場賭注,你無法事前得知老闆的性格脾氣,如果能遇到好老闆當然幸運,但也有可能遇到不合的老闆。

你當然可以選擇離職,也可以選擇繼續撐下去,並且盡可能地表現出善解人意的態度,「即使你的善解人意,可能是假的。」畢竟善解人意、替人著想,不只是秘書,在各個職業裡都是討人喜歡的關鍵。

🔸 機會是靠積極主動爭取的

倘若是立志要成為像張先韻一樣的外商秘書,不想單單只是做端茶水的工作,你必須要有過人的積極度。

首先,勇敢地脫離原本的工作,積極地尋找工作機會。「我Google也面試了一兩次都沒上,但我還是每天繼續刷他的職缺消息。」

在成功進入Google上班後,張先韻沒有停止進步,反而更積極地學習新東西。將知識內化成自己的軟實力後,積極地向老闆提案,並且獨力執行專案,展現自我的能力與價值,讓自己在這份工作上有更好的發揮與經驗累積。

秘書必備什麼樣的能力?

🔸 時間管理能力

張先韻目前在Google同時輔佐三位老闆。每個老闆都有各自的喜好、日程、代辦事項等等。總會有時間撞在一起的情況發生,這時就必須擔任「協調者」的角色,需具備非常好的時間管理能力,精準掌控各項目的時序與進度。除此之外,當你在調整各個老闆時程的時候,要事先想好各種方案,不要只想一種,被老闆打槍後再回去想第二種,來來回回浪費的會是老闆最寶貴的時間。

🔸 組織能力

當你進階到一個有能力管理專案的秘書,就需要強大的組織能力,串聯各部門共同完成一項專案。在專案進行的過程中,你必須扮演好一個傳聲筒的角色,傳達老闆與員工各自的想法,才能讓案子順利進行。

🔸 邏輯思考與說服力

擔任一個稱職的傳聲筒,最重要的是將一方的想法,經過消化後,轉換成易懂、簡明扼要的資訊傳達給另一方,此時良好的邏輯表達能力與說服力會是老闆非常看重的。

張先韻在公司也會擔任面試者的角色,她提到:「我們會出一個假設情境題讓面試者回答,有些人在回答過程中,只是一昧地塞給你很多的資訊,只會讓聽的人抓不到重點,這樣的溝通模式就會有問題。」

如何不停地精進自己的能力?

🔸 善用資源

雖然在工作忙碌之餘,張先韻仍然不停地自我進修。他提到其實學習不需要花很多錢,只需懂得善用資源。「政府的資源就非常豐富,勞動部的在職訓練網就有非常多的課程,還有「三年七萬」的補助方案,只要你願意花時間,付少少的錢就能學習到各種領域的專業知識。」

像她就在網站中學習過修理鐘錶、國外展覽、專案管理、品酒等等的課程。雖然看似很跳tone,但不要認為學習一定要跟自己的產業百分之百相關,畢竟書到用時方恨少,多元化的知識能幫助自己在各方面的想法有更開闊的視野。

🔸 用對工具

絕大多數的人轉職,並不是被迫,而是自願性的,目的是為了自我精進。張先韻先後經歷了六次的轉職,只為了能夠順利地進入夢寐以求的公司。

但很多人求職的方法還在使用104人力銀行,浪費了很多時間面試,薪資卻不如預期。張先韻非常推薦已經有三、四年工作經驗的上班族,申辦一個Linkedin帳號。這個求職網站可以串聯你的朋友,當你的人脈網越擴越大,獵人頭公司就很有可能會在網站上面看到你的資訊,並且直接來電與你洽談工作機會。

一個專業的秘書,無論是在人格特質上,抑或是實質能力上,所需的要求可能遠比你想像的高出許多。秘書也不只是一個做雜事,無前途的工作,若你進入了一個好的公司、遇上好的老闆,或許他也能給你一個盡情揮灑專業的舞台。

你還有更多關於秘書的問題想要了解嗎?歡迎留言提出你想問的問題,我們會在下一次張先韻的直播中為你解答喔!


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