二年前因為韓劇《金秘書為何那樣》爆紅，許多女生也幻想自己能成為年輕貌美的秘書，並且與英俊多金的老闆來上一段浪漫的邂逅。
今天共煮生活實驗室的直播，就邀請到了在Google擔任硬體事業部行政策略夥伴的張先韻，來聊聊她經歷的數年秘書生涯，雖然在她身上沒有發上韓劇般的浪漫邂逅，但她以擔任秘書數年經驗的過來人角度，向大家分享要成為一位稱職的秘書，究竟該具備什麼樣的能力以及人格特質。
張先韻畢業於輔仁大學廣告系，隨後又花了三年的時間在美國取得兩個碩士學位。回國後擔任過業務、傳產秘書等等，中間換過五次工作，直至現在到了知名外商Google公司擔任硬體事業部行政策略夥伴，工作內容則像是一個高階的秘書。
一般人可能認為，秘書的工作內容就是處理「老闆的雜事」，不需要什麼專業技能，長得漂亮討老闆喜歡就行。張先韻外貌的確相當出眾，小編認為還她還有神似藝人曾之喬的明星臉。但她能成功進入大名鼎鼎的Google，絕非單靠一個美貌，更多的是憑藉不為人所知的努力以及經驗的積累。
傳產秘書 vs 外商秘書
張先韻曾經擔任過傳統產業的老闆秘書。「傳產的秘書真的比較像是打雜，你要有一個服侍皇上的心態。」老闆可能只會交付你一些芝麻蒜皮的小事，如果是真的想進傳產當秘書的人，需要將這一點考慮清楚，必須具備更多的耐心與容忍度。
而如今張先韻轉職入了Google，就不單單只是個處理雜事的職位，同時負責許多專案活動的規劃與進行，而老闆也給予她很大的空間去發揮自己的能力。雖然進入這行的門檻更高，但獲得的是更多的學習機會，在公事上與老闆也能以較理性、平等的方式溝通。
而如今張先韻轉職入了Google，就不單單只是個處理雜事的職位，同時負責許多專案活動的規劃與進行，而老闆也給予她很大的空間去發揮自己的能力。雖然進入這行的門檻更高，但獲得的是更多的學習機會，在公事上與老闆也能以較理性、平等的方式溝通。
秘書需要什麼樣的人格特質？
🔸 細心最重要
老闆之所以需要一個祕書，是因為老闆有太多更重要的「大事」需要煩惱，所以需要一個人幫他處理其他的「小事」。這些小事可能有許多繁瑣的細節，身為一個秘書心思一定得足夠細膩，老闆還沒想到的事情，你也得要提前先替他設想。
張先韻提到他剛開始做秘書的時候，常用自己學生時代的態度去處理事情，所以常犯像是文件打錯字、字型沒有對齊等錯誤。「老闆很神奇，總是能抓到我那些小錯誤。」所以想當秘書的人，絕不能粗心大意、缺乏耐心，你才該是幫老闆抓錯的那個人。
🔸 善解人意，假裝的也行
「除了工作能力外，老闆喜不喜歡你這個人也很重要。」身為秘書，你將與老闆有最密切的接觸，所以你必須時時地體諒老闆、試圖理解老闆的需求與想法。但工作本來就像場賭注，你無法事前得知老闆的性格脾氣，如果能遇到好老闆當然幸運，但也有可能遇到不合的老闆。
你當然可以選擇離職，也可以選擇繼續撐下去，並且盡可能地表現出善解人意的態度，「即使你的善解人意，可能是假的。」畢竟善解人意、替人著想，不只是秘書，在各個職業裡都是討人喜歡的關鍵。
🔸 機會是靠積極主動爭取的
倘若是立志要成為像張先韻一樣的外商秘書，不想單單只是做端茶水的工作，你必須要有過人的積極度。
首先，勇敢地脫離原本的工作，積極地尋找工作機會。「我Google也面試了一兩次都沒上，但我還是每天繼續刷他的職缺消息。」
在成功進入Google上班後，張先韻沒有停止進步，反而更積極地學習新東西。將知識內化成自己的軟實力後，積極地向老闆提案，並且獨力執行專案，展現自我的能力與價值，讓自己在這份工作上有更好的發揮與經驗累積。
秘書必備什麼樣的能力？
🔸 時間管理能力
張先韻目前在Google同時輔佐三位老闆。每個老闆都有各自的喜好、日程、代辦事項等等。總會有時間撞在一起的情況發生，這時就必須擔任「協調者」的角色，需具備非常好的時間管理能力，精準掌控各項目的時序與進度。除此之外，當你在調整各個老闆時程的時候，要事先想好各種方案，不要只想一種，被老闆打槍後再回去想第二種，來來回回浪費的會是老闆最寶貴的時間。
🔸 組織能力
當你進階到一個有能力管理專案的秘書，就需要強大的組織能力，串聯各部門共同完成一項專案。在專案進行的過程中，你必須扮演好一個傳聲筒的角色，傳達老闆與員工各自的想法，才能讓案子順利進行。
🔸 邏輯思考與說服力
擔任一個稱職的傳聲筒，最重要的是將一方的想法，經過消化後，轉換成易懂、簡明扼要的資訊傳達給另一方，此時良好的邏輯表達能力與說服力會是老闆非常看重的。
張先韻在公司也會擔任面試者的角色，她提到：「我們會出一個假設情境題讓面試者回答，有些人在回答過程中，只是一昧地塞給你很多的資訊，只會讓聽的人抓不到重點，這樣的溝通模式就會有問題。」
如何不停地精進自己的能力？
🔸 善用資源
雖然在工作忙碌之餘，張先韻仍然不停地自我進修。他提到其實學習不需要花很多錢，只需懂得善用資源。「政府的資源就非常豐富，勞動部的在職訓練網就有非常多的課程，還有「三年七萬」的補助方案，只要你願意花時間，付少少的錢就能學習到各種領域的專業知識。」
像她就在網站中學習過修理鐘錶、國外展覽、專案管理、品酒等等的課程。雖然看似很跳tone，但不要認為學習一定要跟自己的產業百分之百相關，畢竟書到用時方恨少，多元化的知識能幫助自己在各方面的想法有更開闊的視野。
🔸 用對工具
絕大多數的人轉職，並不是被迫，而是自願性的，目的是為了自我精進。張先韻先後經歷了六次的轉職，只為了能夠順利地進入夢寐以求的公司。
但很多人求職的方法還在使用104人力銀行，浪費了很多時間面試，薪資卻不如預期。張先韻非常推薦已經有三、四年工作經驗的上班族，申辦一個Linkedin帳號。這個求職網站可以串聯你的朋友，當你的人脈網越擴越大，獵人頭公司就很有可能會在網站上面看到你的資訊，並且直接來電與你洽談工作機會。
一個專業的秘書，無論是在人格特質上，抑或是實質能力上，所需的要求可能遠比你想像的高出許多。秘書也不只是一個做雜事，無前途的工作，若你進入了一個好的公司、遇上好的老闆，或許他也能給你一個盡情揮灑專業的舞台。
你還有更多關於秘書的問題想要了解嗎？歡迎留言提出你想問的問題，我們會在下一次張先韻的直播中為你解答喔！
